Privacy notice

Questions about your personal data, or a request to see, correct or delete it: baumunpr@gmail.com.

Kişisel verilerinizle ilgili sorularınız ve görme, düzeltme ya da silme talepleriniz için aynı adrese yazabilirsiniz. Türkçe metin aşağıda, İngilizcesi ondan sonra.

KVKK Aydınlatma Metni

Sürüm 0.1-TASLAK · 26.08.2026

TASLAK — hukuki inceleme bekliyor. Bu metin, uygulamanın teknik tasarımına dayanılarak yazılmış bir taslaktır (sürüm 0.1-TASLAK). Yayına çıkmadan önce bir hukukçu tarafından incelenecek ve gerekiyorsa değiştirilecektir. Metin değiştiğinde sürüm numarası değişir ve rızanız yeniden istenir.

1. Veri sorumlusu

Bahçeşehir Üniversitesi Model Birleşmiş Milletler Kulübü (BAUMUN) ve aynı kulüp bünyesindeki Nemesis ile BAUMUN Junior organizasyonları. İletişim adresi uygulamanın İletişim ekranındadır.

2. İşlenen kişisel veriler ve işlenme amaçları

Ad soyad, e-posta, telefon — katılım yönetimi ve iletişim.
Doğum tarihi — yaş sınırı denetimi ve sigorta.
Kurum, bölüm, sınıf — delegasyon eşleştirmesi ve istatistik.
MUN deneyimi — komite ataması kalitesi.
Acil durum kişisi adı ve telefonu — konferans sırasında güvenlik.
Diyet tercihi ve alerji notu — catering planlaması. Bu bilgi sağlık verisi niteliği taşıyabilir; ayrı bir açık rıza kutusuyla alınır.
Ödeme dekontu — katılım ücretinin doğrulanması ve mali kayıt.
Veli adı, e-postası ve telefonu — 18 yaşından küçük katılımcılar için zorunludur.
Hesabı olmayan katılımcıların bilgileri — okul veya veli tarafından kaydedilen katılımcılar için. Verinin sahibi kaydedilen kişidir, kaydı tutan değil.

Uygulama T.C. kimlik numarası toplamaz.

3. Saklama süreleri

Başvuru ve başvuru cevapları: konferanstan sonra 3 yıl; ardından cevaplar anonimleştirilir.
Ödeme kaydı ve dekont: mali mevzuat gereği 10 yıl; kimlik bilgisiyle birlikte saklanır.
E-posta gövdeleri: konferanstan sonra 2 yıl; ardından silinir.
Oturum ve cihaz kayıtları: 90 gün; ardından silinir.
Erişim ve denetim kayıtları: 2 yıl; ardından silinir.
Anket cevapları: anonim olduğu sürece süresiz.

4. Aktarım

Veriler hizmetin çalışması için kullanılan altyapı sağlayıcılarında işlenir: barındırma, veritabanı, e-posta gönderimi, mobil bildirim ve kulübün kendi Google Drive/Sheets alanı. Bu aktarımlar hizmetin sunulmasıyla sınırlıdır; hiçbir veri pazarlama amacıyla üçüncü kişilere satılmaz veya devredilmez.

5. Haklarınız

Uygulamada Profil → Gizlilik altından: verilerinizin tamamını indirebilir, hatalı bilgiyi düzeltebilir, hesabınızın silinmesini talep edebilir, verdiğiniz rızaları görüp geri çekebilir ve verinize kimin ne zaman baktığını görebilirsiniz.

Privacy notice (English)

Version 0.1-TASLAK · 26.08.2026

DRAFT — pending legal review. This text is a draft written from the technical design of the application (version 0.1-TASLAK). It will be reviewed by a lawyer before release and changed if needed. When the text changes its version changes and your consent is requested again.

1. Data controller

Bahçeşehir University Model United Nations Club (BAUMUN), together with the Nemesis and BAUMUN Junior organisations run by the same club. Contact details are on the Contact screen of the application.

2. Personal data processed and why

Full name, e-mail, phone — participation management and contact.
Date of birth — age limit check and insurance.
Institution, department, year — delegation matching and statistics.
MUN experience — quality of committee allocation.
Emergency contact name and phone — safety during the conference.
Dietary preference and allergy note — catering. This may amount to health data and is collected through a separate explicit consent box.
Payment receipt — verification of the participation fee and financial record.
Guardian name, e-mail and phone — mandatory for participants under 18.
Details of participants without an account — for people registered by a school or a guardian. The data belongs to the person registered, not to the person keeping the record.

The application does not collect national identity numbers.

3. Retention periods

Applications and answers: 3 years after the conference; answers are then anonymised.
Payment records and receipts: 10 years as required by financial legislation; kept with identity.
E-mail bodies: 2 years after the conference; then deleted.
Session and device records: 90 days; then deleted.
Access and audit logs: 2 years; then deleted.
Survey answers: indefinitely, as long as they are anonymous.

4. Transfers

Data is processed by the infrastructure providers the service runs on: hosting, database, e-mail delivery, mobile notifications and the club's own Google Drive/Sheets space. These transfers are limited to running the service; no data is ever sold or handed to third parties for marketing.

5. Your rights

Under Profile → Privacy in the application you can download all of your data, correct it, request deletion of your account, see and withdraw the consents you have given, and see who looked at your data and when.